HOJAS DE CÁLCULO
AGENDA
CONTENIDO
1.
Orígen de las hojas de
cálculo
2.
Celdas
3.
Plantillas de Calculo y
Operaciones aritméticas básicas : Suma, resta, producto y cociente
4.
Ventajas de las Hojas de
Calculo
5.
Aplicaciones de Hoja de
Cálculo Software Libre y Software Propietario
6.
Símbolos de agrupación de
operaciones
7.
Orden de prioridad de las
operaciones
8.
Operaciones con constantes
9.
Operaciones con variables.
Ventajas
10.
Referencias relativas
11.
Referencias absolutas
12.
Funciones y áreas que aplica
13.
Ordenamiento de datos
14.
Tablas dinámicas
15.
Gráficos
CONCLUSIONES
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
1. ORIGEN DE LAS
HOJAS DE CÁLCULO
En 1971 se creó el concepto de
una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting
Models and System Simulation de
Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de
programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.2491) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una
invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte
estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el
punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes
de software.
Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de cálculo.
Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en
una pizarra. Cuando el profesor encontró un
error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy
tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un
computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver
los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y
la "aplicación fundamental" que hizo que el PC
(ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse
también en una herramienta en los negocios y en las empresas.
| DAN BRICKLIN |
2. CELDAS
La celda de una hoja de
cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos,
visualmente es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una
fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C3 (C es
el nombre de la columna y 3 el de la fila).
\
Las filas son horizontales y
están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en
cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical
en la Hoja de Cálculo.
En las celdas se introduce
cualquier tipo de información como texto o números, y también fórmulas o
instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.
3. PLANTILLAS DE CÁLCULO
Y OPERACIONES ARITMÉTICAS BÁSICAS: SUMA, RESTA, PRODUCTO Y COCIENTE
OPERACIONES ARITMÉTICA BÁSICAS EN PLANTILLAS DE CÁLCULO
Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que,
por ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de la
celda mientras que un dato tipo numérico (entero o con decimales) se alinea a
la derecha de la celda de forma automática.
Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más
cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el
producto y el cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además
funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse
el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla
“reconozca” a ese dato como una operación aritmética o función sobre
determinado dato o grupo de datos.
LAS CUATRO OPERACIONES BÁSICAS EN PLANTILLA: SUMA, RESTA, PRODUCTO Y COCIENTE
Suma de celdas individuales
Existe más
de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar
la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el
cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y
seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente
celda B5 otra vez el signo + y la última celda B6, el resultado obtenido se
muestra en la celda B7.
Suma utilizando icono de
sumatoria
Esta
forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamos colocar
el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de
sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luego
que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de
forma automática a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen
Excel, además de sumar en forma
vertical, también puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a
continuación, la gráfica corresponde a la suma del rango A3:D3.
Resta
Se puede
realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos
+(mas) o –(menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde
deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, es
necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos
valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el resultado lo obtenemos en la
celda C8.
También se puede realizar resta con una
suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo
observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las
celdas B6(10) y B7(20)
Multiplicación
Para
obtener la multiplicación entre dos o más valores, antecedemos el signo =
colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda
para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener
en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.
División
Para la
división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego
utilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente
en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de fórmulas
aparece =C4/C5.
Exponenciación
Aunque estas
operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel también puede elevar a
cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la
fórmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2
al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.
4. VENTAJAS DE LAS HOJAS
DE CÁLCULO
1.- presenta la interfaz de usuario
de Office Fluent para ayudarle a encontrar herramientas muy eficaces cuando las
necesite.
2.-Importar, organizar y explorar conjuntos
de datos masivos con hojas de cálculo significativamente ampliadas.
3.-Usar el motor de gráficos
totalmente rediseñado de Office Excel 2007 para comunicar los análisis en
gráficos de aspecto profesional.
4.-Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad
para trabajar con tablas.
5.-Crear y trabajar interactivamente
con vistas de tablas dinámicas fácilmente.
6.-“Ver” tendencias importantes y
buscar excepciones en los datos.
7.-Offic
8.-La Ayuda garantiza al usuario y a
la organización trabajar con la información empresarial más actual.
9.-Reducir el tamaño de las hojas de
cálculo y mejorar la recuperación de archivos dañados a la vez.
10.-Ampliar las inversiones en
inteligencia empresarial ya que Office Excel 2007 es totalmente compatible con
Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services.
5. APLICACIONES DE HOJAS DE CÁLCULO SOFTWARE LIBRE Y
SOFTWARE PROPIETARIO
HOJAS DE CÁLCULO SOFTWARE LIBRE
OpenOffice Calc: hoja de cálculo de la suite OpenOffice que ofrece
funciones habituales de otras hojas de cálculo, aportando además posibilidad de
incluir números imaginarios, numerosas funciones estadísticas, y compatibilidad
con formatos de otras hojas de cálculo. Por defecto los documentos generados
son de tipo ODF, un estándar de
documentos libres.
Apache OpenOffice Calc: es en una hoja de cálculo Open Source y software libre compatible
con Microsoft Excel. Es parte de
la suite ofimática Apache OpenOffice. Como con
todos los componentes de la suite Apache OpenOffice, Calc puede usarse a través
de una variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y está
disponible bajo licencia LGPL. Extensión de archivo SDC.
Gnumeric:
es el
programa para gestionar y generar hojas de cálculo del entorno de escritorio
Gnome que se distribuye como software libre y gratuito. Gnumeric posee funciones similares a Microsoft Excel
y es por lo tanto, una excelente alternativa a este último. Gnumeric importa y
exporta datos de programas afines como Excel,
Lotus 1-2-3, Applix, Sylk, XBase, Open Office, Quattro Pro, Dif, Plan Perfect,
y Oleo. Su formato nativo es XML, comprimido con gzip. También importa y exporta varios formatos de texto,
como tablas HTML o texto separado por comas. Gnumeric se distribuye
según las condiciones de la Licencia Pública General de GNU.
HOJAS DE CÁLCULO
SOFTWARE PROPIETARIO
Microsoft Excel: aplicación
distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es
desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas
financieras y contables. Extensión de archivo XLR.
Gestión
MGD: Con Gestión MDG podremos tener
bajo control las finanzas de nuestra empresa en todos los sentidos.
Dispondremos de todo lo necesario para poder llevar a cabo esta tarea de
administrar los datos contables como ser: el libro diario, facturaciones, proveedores,
productos, etc. Extensión de archivo XML.
Lotus 1-2-3 Spreadsheet: hoja de cálculo online con funcionalidades
habituales, con la peculiaridad de que permite escribir macros en Java. Extensión
de archivo 123.
6. SÍMBOLOS DE AGRUPACIÓN DE OPERACIONES
Cuando
se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una
multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en matemática para
separar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo modo que en
matemática, las operaciones tienen un Orden de Prioridad “natural” de
operación. Primero se resuelven potencias y raíces. Después cocientes y
productos. Y finalmente adiciones y sustracciones.
7. ORDEN DE PRIORIDAD DE LAS
OPERACIONES
Para comprender la prioridad de operadores en Excel,
debes saber que Excel evalúa toda fórmula o función de izquierda a derecha
después del signo de igual (=), de acuerdo a la precedencia que encuentre entre
un operador y otro, para que quede más claro te presento una tabla con la
prioridad que tiene cada operador:
Los operadores con la prioridad más alta en Excel son los de referencia, esos son los primeros que va a evaluar Excel cuando tienes en una fórmula varios tipos de operadores.
Observando la
tabla de prioridad de operadores en Excel, puedes ver que hay operadores en el
mismo nivel, esto quiere decir que Excel los va a evaluar de acuerdo a al lugar
que tomen dentro de la fórmula, en orden de aparición.
Recuerda que Excel evalúa la fórmula y
por consecuencia los operadores,
empezando por la izquierda.
8. OPERACIONES CON CONSTANTES
La plantilla de
cálculo Excel, por supuesto, puede manipular de forma directa valores
específicos (constantes), de modo similar a una calculadora.
Así, si se
desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que están en las celdas a1, a2, a3 y
a4 respectivamente, será suficiente con posicionarse, por ejemplo, en la celda
a5 y escribir =12+13+12+14.
Como se verá a
continuación, esta forma de realizar cálculos (complejos o no), no es
recomendable. Cometer un error en la carga de un valor implicaría corregir el
número erróneo, y además la fórmula en sí misma.
9. OPERACIONES CON VARIABLES. VENTAJAS
En Ciencias de la Computación, la
interpretación de constante y de variable es similar a la de matemática, pero
tiene además un enfoque particular en lo referente a la idea de variable.
Se considera que
toda variable, en informática, almacena un valor. De este modo será mucho más
ventajoso manipular una variable, y no su contenido específico. En la Planilla
de Cálculo Excel, manipular variables equivale a manipular celdas.
De este modo, en
el ejemplo anterior, será más eficiente escribir en la celda a5 la fórmula “con
variables” =a1+a2+a3+a4, que la fórmula “con constantes” =12+13+12+14. En la
primera, si se comete un error al cargar los valores de a1 a a4, solamente se
corregirán dichos errores. Como la fórmula está escrita “en celdas” – o sea
manipulando variables – la fórmula en sí misma recalculará el resultado
correcto sin necesidad de ser corregida.
Una fórmula es
una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
Los distintos
tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :
Operadores aritméticos: Operadores aritméticos se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^.
Operadores aritméticos: Operadores aritméticos se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^.
Operador tipo texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &.
Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y proporcionar
un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Ejemplo: < > = <= >= <>.
Operadores de comparación: tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: Comparación Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=).
Operadores de referencia: indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando
hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa
y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de
los operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de
prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que
otras.
Las
operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están
fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la
prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen
operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores
aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por
último las de operadores lógicos .
Los
operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: Comparación
Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o
igual que (<=) Mayor o igual que (>=)
Los
operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de
prioridad (de mayor a menor): Aritméticos Lógicos Exponenciación (^) Not
Negación (-) And Multiplicación (*) y División (/) Or Adición (+) y Sustracción
(-) Concatenación de caracteres (&) Cuando hay multiplicación y división en
la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de
izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y
sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en
que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenación de cadenas de
caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario
respecto a todos los operadores de comparación.
Funciones Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
10. REFERENCIAS RELATIVAS
Es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para
ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la
celda D1 es la siguiente:
=C1*2
Si
arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y
la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme
va avanzando la fila.
En este
ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a
C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
11. REFERENCIAS ABSOLUTAS
Ahora
analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es
absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme
cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes
sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo
“$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna
A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse
automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1
permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila
permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Con un
ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la
referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita
de la siguiente manera:
=$C$1*2
Observa
que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se
mantiene hacia $C$1. Es decir, aun cuando se haya copiado la fórmula a filas
diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es
importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias
porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.
12. FUNCIONES Y ÁREAS QUE APLICA
Algunas funciones y areas plicables de las hojas de calculos
Algunas funciones y areas plicables de las hojas de calculos
13. ORDENAMIENTO DE DATOS
Si
lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo
(inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en base a la primera
columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente).
Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay
que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la
opción Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una
lista desplegable por cuál rótulo de columna quiere ser la primera también), y
a la derecha aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o
descendente.
14. TABLAS DINÁMICAS
También llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información
contenida en la BD.
Esta clase de tablas permiten
analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de
campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con
lo que el análisis se torna más sencillo.
Las pivot tables están basadas en
dos conceptos:
Rotación: Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de
campos en cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos
estén contenidos en la base de datos.
Un gráfico o una representación gráfica son un tipo de representación de datos, generalmente numéricos, mediante recursos gráficos (líneas, vectores, superficies o símbolos), para que se manifieste visualmente
la relación matemática o correlación estadística que guardan entre sí. También es el
nombre de un conjunto de puntos que se plasman en coordenadas cartesianas y sirven para analizar el
comportamiento de un proceso o un conjunto de elementos o signos que permiten la
interpretación de un fenómeno. La representación gráfica permite establecer
valores que no se han obtenido experimentalmente sino mediante la interpolación (lectura entre puntos) y la extrapolación (valores fuera del intervalo
experimental).
CONCLUSIONES
Las hojas de cálculo son herramientas diseñadas para
hacer operaciones numéricas. Con ellas se pueden realizar cálculos matemáticos,
estadísticos, técnicos o financieros, es muy común que al estar trabajando con
estas hojas no aprovechemos al máximo sus recursos, algunas personas saben que son
más productivas en cualquier tipo de empresa en las que estén trabajando, por
ello esta información será muy útil y necesaria para trabajar eficientemente
con una hoja de cálculo.
La hoja de cálculo es una aplicación cuya finalidad es la
realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la
representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma
la posibilidad de utilizarla como una base de datos.
Aprovechando
todas las ventajas que las hojas de cálculo ofrecen se
tiene una forma organizada de seguimiento y presentación de la información
financiera. Se utilizan para asegurar que los financieros de la compañía se
representaron correctamente. Con la expansión de la tecnología informática y el
uso generalizado de esta herramienta
aseguraremos que la información sea más veraz y confiable en nuestro entorno
laboral y cotidiano.
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo
http://www.monografias.com/trabajos15/lotus-excell/lotus-excell.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo
http://www.hojasdecalculo.com/operaciones-basicas-en-excel/
http://exceltotal.com/tablas-dinamicas-en-excel/
http://exceltotal.com/referencias-absolutas-y-relativas/
